Mit rund 285 Zeitschriften und Zeitungen in 20 Ländern, über 12.500 Mitarbeitern und einem Umsatz von rund 2,44 Milliarden Euro im Geschäftsjahr 2004 ist der Kunde eines von Europas größten Druck- und Verlagshauses. Mit einem Auslandsumsatzanteil von 62 Prozent am Gesamtumsatz zählt der Kunde zu den internationalsten Zeitschriftenverlagen der Welt.

Die Ausgangssituation

Wir schreiben das Jahr 1999. Der Jahrtausendwechsel steht vor der Tür – und der Kunde vor dem weit verbreiteten Jahr-2000-Problem. Die internen Versuche, die bestehende Datenbasis zu migrieren und das Problem selbst zu lösen, schlugen fehl. Schließlich beauftragte das Druck- und Verlagshaus die www Bitmanager AG mit der Entwicklung und Implementierung eines neuen, sämtliche Prozesse unterstützenden Systems. Bei rund 12500 Mitarbeitern, 285 unterschiedlichen Objekten), insgesamt über 5 Millionen Abonnenten und einer Zeitspanne von gerade mal 8 Monaten ein hoch gestecktes Ziel.

Die Herausforderung

• Abbildung des gesamten Logistik & Vertriebsprozesses
  Die Anforderungen an die zu entwickelnde Lösung beinhalten die Abbildung und Unterstützung der gesamten Abonnentenverwaltung und Logistik sowie des kompletten Vertriebsprozesses. Ein umfassender Gesamtprozess, der von dem entsprechenden System ein höchstes Maß an Komplexität erfordert.
• Last-Minute-Abwicklung
  Nur noch 8 Monate blieben zur Entwicklung und Implementierung des neuen, enorm komplexen Systems.

Die Umsetzung – vom IST zum SOLL

• Analyse der Geschäftssituation
  Das enge Zeitfenster sowie die hohe Komplexität des gewünschten Systems erforderten eine ebenso intensive wie zügige Erfassung und Analyse der detaillierten Unternehmensstrukturen und internen sowie externen Prozesse des Kunden:
  
  • Management-Beratung und Coaching der Fachbereichsleitung Vertrieb
  • Schwachstellen- und Risikoanalyse des IT-Systems für Abonnementverwaltung
  • Schwachstellen- und Risikoanalyse der IT-Systeme im Fachbereich Anzeigen
• Abbildung des gesamten Logistik & Vertriebsprozesses
  Verschiedene Abonnententypen, verschieden Vertriebsarten, verschiedene Zeitungen/Zeitschriften – das hochkomplexe System, welches all diese Anforderungen erfüllt, wurde in der Document View Architektur auf Basis von Oracle 7.3.4 und einem 3 Prozessor HP Unix Server erstellt. Zu den herausragenden Leistungsmerkmalen gehören:
  
  • Abwicklung von Kundenvorgängen, Stammdaten, Zahlungen und Faktura
  • Anbindungen an Printservices (Druckhäuser) und Auslieferungssteuerung inkl. Ausweichmechanismen und automatischer Umdisposition bei Fehlern oder Ausfall der Druckhäuser
  • Aktive Unterstützung der Einführung neuer Zeitschriften durch Analyse-, Reporting-, und Kampagnenmanagement-Funktionen
  • Abbildung und Abwicklung der Lagerlogistik und Auslieferung
  • Konzeption, Spezifikation und Realisierung der Auslieferungs- und Zustellungssteuerung für eine bedeutende Wirtschaftszeitung
  • Konzeption, Spezifikation und Realisierung von neuen Web-Abo-Shops
  • Konzeption, Spezifikation und Realisierung des neuen IT-Systems für Abonenntenverwaltung und- Abrechnung sowie Customer Care

Das Ergebnis

Das Altsystem wurde noch vor dem Jahreswechsel erfolgreich durch das von der www Bitmanager AG neu entwickelte und realisierte IT-System ersetzt. Das integrierte System zur Abonnentenverwaltung & Drucksteuerung bietet dem Druck- und Verlagshaus eine Vielzahl neuer Möglichkeiten für die zielsichere und gewinnbringende Unternehmensführung.