Der Kunde ist ein grosses Vertriebs- und Handelsunternehmen. Die strategische Ausrichtung des Unternehmens weist klar in Richtung Innovation und Serviceorientierung. Mit über 4000 Mitarbeitern und einem Produktspektrum, welches eine Vielzahl von Produkten und Dienstleistungen sowie Angebote unterschiedlicher Drittanbieter umfasst, stellte der Kunde besondere Anforderungen an ein effizientes System, welches vom ersten Tag an eine zielsichere, strategische Unternehmensführung unterstützt.

Die Ausgangssituation

Der zum Zeitpunkt des Projektbeginns frisch aus dem Konzern ausgegliederte Kunde benötigt ein eigenes zentrales Datenbank-System, welches sowohl den notwendigen Nachweis der Verkäufe und Provisionen, als auch die Erlösrechnung in Form einer Variablen Vergütung ermöglicht und zudem mit tagesaktuellen Zahlen ein effektives Unternehmenssteuerungsinstrument darstellt.

Die Herausforderung

• Extrem enges Zeitfenster
  Lauffähigkeit des Systems innerhalb von 3 Monaten
• Definition der Anforderungen
  Erstellung ganzheitlicher Anforderungsprofile durch die www Bitmanager AG, da zum Zeitpunkt des Projektbeginns noch keine eigenständige EDV-Abteilung beim Kunden vorhanden
• Lückenlose Nachvollziehbarkeit
  Detaillierte Dokumentation in der Zeit parallel zur Entwicklung für eine spätere Nachvollziehbarkeit durch neue Mitarbeiter
• Externes Rechenzentrum mit Infrastruktur
  Einrichtung eines kompletten Rechenzentrums inklusive der grundlegenden Infrastruktur.
• Höchste Flexibilität und Wendigkeit
  Gewährleistung einer schnellen Reaktionsfähigkeit auf Aktionsvorgaben des Kunden

Die Umsetzung – vom IST zum SOLL

• Termineinhaltung
  Das System startete erfolgreich am 01.11.2004.
• Externes Rechenzentrum
  Die Einrichtung des externen Rechenzentrums inklusive Oracle, SAND und Application Server erfolgte durch die Bereitstellung entsprechender Räumlichkeiten und Infrastruktur
• Das System erfüllt definierte Anforderungen
  Verschiedene Standards (Java) sowie eigene Entwicklungstools und eine spezielle Entwicklungsumgebung bilden die Grundlage für die Entwicklung.
  Das technische Rahmenkonzept setzt sich zusammen aus einem neu implementierten Datawarehouse (SAND Analytic-Server), einem webbasierten Client-Serversystem mit HTTPS-Clients (IBM-Websphere, Java und Oracle 9i-RAC) sowie einer Oracle-Datenbank. Es wird darüber hinaus ein Berechtigungssystem erstellt, das durch die Definition von Benutzerprofilen die individuellen Zugriffsrechte erlaubt. Die Anmeldung erfolgt mit Benutzername und Passwort, bzw. per persönlicher SmartCard-Identifikation. Als neues „Basissystem“ der des Kunden verfügt es über folgende Leistungsmerkmale:
  
  • Erlösabrechnung
    Gegenüber den Partnern und externen Lieferanten kann eine detaillierte Erlösrechnung erfolgen, welche ebenso die Verkäufe, wie auch die Provisionen berücksichtigt. Dies ermöglicht eine fundierte Abrechnung in jedweder Hinsicht.
  • Zielvereinbarungen mit variabler Vergütung
    Das neue System ermöglicht die flexible Gestaltung der Zielvereinbarung mit beliebig vielen individuellen, teambasierten und qualitativen Zielen, die in der Summe 100% ergeben. Diese jeweiligen Ziele können mit beliebigen, individuell gewichtbaren Produkten verknüpft werden. Die Zielerreichung wird täglich aktualisiert.
  • Berechnung des variablen Gehalts
    Die Berechnung des variablen Gehalts kann sowohl quartalsweise, als auch in monatlichen Abschlägen erfolgen.
  • Kompatibilität
    Das System ermöglicht die Anbindung der dezentralen Kassensysteme als Inputlieferanten sowie die Einbindung verschiedener Systeme von Partnern und externen Lieferanten zur Datenerfassung und -konsolidierung. Anhand dieser Schnittstelle werden die Daten jeder einzelnen Kasse direkt ins System übertragen.
  • Komplexität & Geschwindigkeit
    Die enorme Menge und Komplexität an Berechnungen für rund 4000 Mitarbeiter wird durch den Einsatz eines Datawarehouses auf Basis eines SAND Analytic Server gewährleistet. Dieses vektorisierte Datenbanksystem bietet gegenüber den relationalen Datenbanken 60-70% Platzersparnis und eine wesentlich höhere Performance. Somit können täglich alle Absatzdaten eines Quartals in rasanter Geschwindigkeit ausgewertet, aggregiert und zu einem Wert – dem Zielerreichungsgrad – verdichtet werden. Der Zugriff auf das Datawarehouse erfolgt entweder über SQL oder über die Schnittstellen ODBC, OLE-DB oder JDBC, wobei jedes Standard-OLAP-Tool für die Analyse und Aufbereitung der Daten nutzbar ist.
  • Analyse & Reporting
    Die in das Datawarehouse eingespeisten Daten liefern dank diverser Analyse- und Reporting-Funktionalitäten wichtige Informationen zur strategischen Unternehmensführung. Management-Reports, die einsehbaren Zielerreichungsgrade, Drill-Down und Drill-Up sowie viele weitere Auswertungsfunktionen bilden die Grundlage für wichtige betriebswirtschaftliche Entscheidungen und gezielte Marketingmaßnahmen. So können Verkaufskampagnen oder Vertriebsaktionen an den generierten Reports ausgerichtet sowie im Anschluss abgerechnet und sogar eine Messung des konkreten Erfolges vorgenommen werden. Das System unterstützt damit alle Funktionen eines effektiven Management- und Marketing-Tools.

Das Ergebnis

Ganze Arbeit von nur 10 Projektteam-Mitgliedern! Das System ging erfolgreich und fristgerecht am 01.11.2004 in den Produktivbetrieb und erfreut sich seitdem einer außergewöhnlich hohen Akzeptanz – auf Seite der Mitarbeiter wie auf der des Managements. Denn während die Vertriebsmitarbeiter ihren Verdienst direkt im System ablesen können, profitiert das Management von den wertvollen tagesaktuellen Daten, welche unmittelbar nach Tagesabschluss der Shops über das Datawarehouse auswertbar und als strategisches Steuerungsinstrument des Unternehmens verwendbar sind.